Ferias internacionales: cómo diseñar experiencias que los visitantes realmente recuerden
Cada año, miles de profesionales viajan para asistir a ferias internacionales como Mobile World Congress, IBTM World, ISE, Smart City Expo o Seafood Expo Global.
Las cifras de asistencia son enormes.
Los stands son cada vez más espectaculares.
Las agendas están repletas de reuniones.
Y, sin embargo, muchas veces la experiencia termina siendo exactamente igual que la del resto de ferias.
Los asistentes llegan, recorren pasillos durante horas, visitan algunos stands, asisten a una conferencia y vuelven al hotel.
Todo funciona.
Pero pocas cosas sorprenden.
Ahí es donde entra en juego un aspecto que cada vez tiene más importancia: el diseño de la experiencia del visitante.
Porque una feria ya no consiste únicamente en reunir empresas en un mismo espacio.
Consiste en generar conexiones, conversaciones y momentos que las personas recuerden una vez termina el evento.
La experiencia empieza mucho antes de entrar en un stand
Cuando pensamos en una feria internacional solemos imaginar los expositores, las conferencias o las reuniones de negocio.
Pero el recorrido del visitante comienza mucho antes.
Empieza desde el momento en que cruza la puerta del recinto.
Cada interacción influye en la percepción del evento:
- la llegada
- el registro
- la bienvenida
- los primeros minutos
- los espacios comunes
- las zonas de networking
- los momentos de descanso
- las actividades paralelas
Cada uno de estos momentos es una oportunidad para generar una experiencia más humana, dinámica y memorable.
No se trata de llenar el programa de actuaciones.
Se trata de crear el ambiente adecuado en cada momento.
El entretenimiento no debería ser un añadido de última hora
Uno de los errores más habituales es pensar en el entretenimiento cuando prácticamente toda la feria ya está diseñada.
En realidad, ocurre justo al contrario.
Cuando la experiencia se planifica desde el principio, el entretenimiento deja de ser un espectáculo aislado para convertirse en una herramienta que mejora todo el recorrido del visitante.
Puede ayudar a:
- dar la bienvenida a los asistentes
- generar energía durante la apertura
- facilitar conversaciones en las zonas lounge
- acompañar los coffee breaks
- reforzar lanzamientos de producto
- activar espacios con gran afluencia
- mejorar la experiencia entre conferencias
- transformar una fiesta de networking en un evento que realmente conecte a las personas
Cada intervención tiene un objetivo distinto.
Y precisamente por eso ninguna debería diseñarse igual.
Una feria está llena de momentos que también forman parte de la experiencia
Cuando se habla de una feria internacional, muchas personas piensan únicamente en lo que ocurre dentro del pabellón.
Sin embargo, gran parte de las relaciones profesionales nacen fuera del horario oficial.
Cada vez es más habitual que durante una feria se organicen:
- cócteles privados
- cenas con clientes
- eventos para patrocinadores
- encuentros exclusivos
- fiestas de networking
- presentaciones de producto
- celebraciones para expositores
En muchos casos, estos eventos son incluso más importantes que la propia actividad dentro del recinto.
Es donde aparecen las conversaciones más relajadas, donde se fortalecen relaciones comerciales y donde las marcas tienen la oportunidad de ofrecer una experiencia realmente diferenciadora.
Organizadores y expositores tienen necesidades diferentes
Aunque ambos participan en la misma feria, sus objetivos no son exactamente los mismos.
Para organizadores de ferias
El objetivo suele ser mejorar la experiencia global del visitante.
Algunas de las áreas donde una experiencia bien diseñada puede aportar más valor son:
- ceremonias de apertura
- welcome shows
- zonas de acreditación
- espacios lounge
- networking
- activaciones durante la jornada
- clausuras
- eventos oficiales de la feria
El objetivo no es entretener por entretener.
Es conseguir que el visitante perciba una feria dinámica, cuidada y con personalidad propia.
Para empresas expositoras
Los expositores buscan algo diferente.
Quieren atraer visitantes, generar conversaciones y fortalecer relaciones con clientes.
Para ello suelen organizar actividades paralelas como:
- presentaciones privadas
- recepciones
- cócteles
- cenas
- eventos VIP
- fiestas para clientes
- experiencias exclusivas durante la feria
Estas acciones ayudan a prolongar la relación con los asistentes mucho más allá del tiempo que pasan frente al stand.
Diseñar experiencias requiere mucho más que contratar artistas
En Romslo Entertainment solemos decir que no diseñamos únicamente actuaciones.
Diseñamos la energía del evento.
Eso significa entender qué necesita cada momento.
A veces será música en directo.
Otras veces un DJ.
Un cuarteto de cuerda.
Una banda itinerante.
Una performance visual.
Un maestro de ceremonias.
O simplemente crear la atmósfera adecuada para que las personas quieran quedarse, conversar y disfrutar del momento.
La elección nunca debería hacerse pensando únicamente en el espectáculo.
Debe responder al objetivo que tiene ese espacio dentro de la experiencia completa.
Ese es el motivo por el que hablamos de diseñar la arquitectura emocional del evento, y no simplemente de contratar entretenimiento.
También producimos los eventos que suceden alrededor de la feria
Muchas empresas llegan a una ciudad para participar en una gran feria internacional y necesitan organizar diferentes eventos durante esos días.
En estos casos actuamos como un partner especializado en la producción integral de esas experiencias.
Podemos encargarnos de:
- búsqueda del espacio
- producción técnica
- sonido e iluminación
- catering
- coordinación de proveedores
- entretenimiento
- logística
- gestión del evento
- ejecución completa
De esta forma, tanto organizadores como expositores cuentan con un único interlocutor capaz de coordinar todos los elementos necesarios para que cada experiencia funcione.
Nuestra experiencia en ferias internacionales
A lo largo de los últimos años hemos trabajado en proyectos vinculados a algunas de las ferias internacionales más importantes del mundo, colaborando tanto con organizadores como con empresas expositoras.
Además, somos partners de RX Global, uno de los mayores organizadores de ferias y eventos internacionales, lo que nos permite conocer de primera mano el ritmo, las necesidades y el nivel de exigencia que requiere este tipo de encuentros.
Nuestra misión no es organizar la feria.
Es ayudar a que las experiencias que suceden dentro y alrededor de ella tengan el mismo nivel de calidad que el propio evento.
Una gran feria no se recuerda solo por los stands
Las personas rara vez recuerdan todas las reuniones que tuvieron.
O cada conferencia a la que asistieron.
Lo que permanece en la memoria son las sensaciones.
La bienvenida que les sorprendió.
La conversación que surgió durante un cóctel.
La música que acompañó un momento importante.
La energía de una fiesta de networking.
Los pequeños detalles que hicieron que la experiencia se sintiera diferente.
Porque, al final, una feria internacional no es solo un lugar donde hacer negocios.
Es un espacio donde las personas crean relaciones.
Y esas relaciones siempre nacen de una buena experiencia.
¿Organizas experiencias durante una feria internacional?
En Romslo Entertainment ayudamos a organizadores de ferias, empresas expositoras, agencias y DMCs a diseñar y producir experiencias memorables antes, durante y después de cada evento.
Desde ceremonias de apertura hasta eventos privados, networking, producción integral y entretenimiento cuidadosamente diseñado para acompañar cada momento.
Si estás preparando tu presencia en una feria internacional, estaremos encantados de ayudarte a crear una experiencia que deje huella.
